IT-Bestandssysteme mit Learning Management verbinden

Maximilian Breuker

Angehender C# / .NET Core Software Developer

Als Azubi bei traperto ist eine meiner Aufgaben die Unterstützung bei der Anbindung verschiedener Bestandssysteme der bei Kunden im Einsatz befindlichen IT-Infrastruktur an unser Learning-Management-System, den „traperto Campus“. Denn die Erfahrung zeigt, dass ein System alleine nie all das abbilden kann, was notwendig ist. 

Anbei einige Beispiele, die zeigen, wie die Verbindung zweier eigentlich voneinander getrennter Systeme Trainierenden als auch Führungskräften ein integriertes und ganzheitliches Lernen mit weniger Systemsprüngen ermöglichen könnte.

Beispiel Microsoft Office 365

Durch die Anbindung von Microsoft Office 365 an Ihre Lernplattform kann zukünftig ermöglicht werden, auf bestimmte Ereignisse (System Events) Ihrer Lernplattform zu reagieren: 

  • Nach erfolgreicher Trainingsbuchung im LMS landen Trainingstermine automatisch im Outlook-Kalender des Teammitglieds.
  • Durch Präsenztrainings begründete Abwesenheiten von Trainingsteilnehmern können an einen in Outlook angelegten Dienstplankalender übermittelt werden, so dass bspw. nur für die Einsatzplanung am PoS berücksichtigt wird, wer auch an dem Tag anwesend und nicht verplant ist.
  • Virtuelle Schulungsformate können im LMS aufgesetzt, administriert und in Microsoft Teams initiiert werden.
  • Lernplattform-Benachrichtigungen können in Microsoft Teams abgebildet werden, um kanalübergreifende Benachrichtigungskonsistenz zu ermöglichen.

Denkbar ist in der Zukunft zusätzlich, dass auch in umgekehrte Richtung Daten geschrieben und verarbeitet werden können:

  • Im Learning-Management-System kann nur auf ein Training gebucht werden, wer laut Outlook-Kalender nicht durch andere Abwesenheiten verhindert ist.
  • Virtuelle Schulungsformate mit MS Teams können aus Outlook gestartet und Trainingsstatus (anwesend/nicht anwesend) können in Abhängigkeit zu einer im Vorfeld definierten Mindestteilnahmezeit automatisch verzeichnet und im Trainingsreporting verarbeitet werden.

Weitere mögliche Szenarien:

  • Automatische Einbindung von Profilbildern im LMS
  • Aufgabenmanagement mit Microsoft Planner
  • Team-Management mit MS-365-Groups

Beispiel Docusign

Wo früher Dokumente (z.B. Mitarbeiter-Zielvereinbarungen) heruntergeladen, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt, hochgeladen und hinsichtlich des Eingangs manuell verzeichnet wurden, ermöglichen moderne Systeme definierbare und automatisierte Signierprozesse. 

Durch die Anbindung von DocuSign an Ihr LMS können zur Signatur berechtigte und verpflichtete Instanzen, Reihenfolgen und Signierfristen definiert werden, die im Zuge einer Signieranfrage vom zu unterzeichnenden Dokument, oftmals einem PDF, durchlaufen werden müssen. 

Im Zuge des Prozesses sind zusätzlich weitere Automatismen möglich, die an den Status der Signatur geknüpft werden können:

  • Erinnerung der Beteiligten, vor Auslaufen von Fristen
  • Sofortiges Signieren in erscheinenden Layern
  • Benachrichtigung der am Prozess Beteiligten über den Start oder die Beendigung des Signaturprozesses, einzelne geleistete Signaturen, oder auch über die von einer Instanz abgelehnte Signatur.
  • Generieren von Reportings, die die Ergebnisse von Signierprozessen zusammenfassen

Ihre Herausforderung ist nicht dabei?

Ihr Anwendungsszenario ist nicht genannt? Sprechen Sie unsere Berater an. Es gibt in der Regel immer einen Weg, Drittsysteme anzubinden, oder Daten auszutauschen – daily business für traperto – und immer öfter auch für mich.

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