Die Anforderungen an Mitarbeitende in Zeiten steigenden Effizienzdrucks sind hoch: Kompetenzen müssen immer schneller aufgebaut und vorhandenes Wissen ständig aktualisiert werden. Und Führungskräfte in Personalentwicklung und Vertrieb müssen die Unternehmensaussteuerung immer kurzfristiger überprüfen und Strategien anpassen können. Adäquate Antworten auf Druck und Geschwindigkeit zu finden ist umso wichtiger, da zunehmend entscheidender für den Erfolg von Unternehmen ist, ob sich Mitarbeitende an die permanent verändernden Herausforderungen und die steigende Geschwindigkeit anpassen können. Eine Möglichkeit, sowohl steigendem Druck, als auch zunehmender Geschwindigkeit in HR und Vertrieb zu begegnen, ist die stärkere Einbeziehung unternehmerischer Kennzahlen. Das Zielszenario: Maßnahmen mit größtmöglicher Relevanz auf kritische Zustände flexibler identifizieren und als Antworten auf Entwicklungen schneller ausrollen können.
Kennzahlen sind eigentlich ein normales Ding. Oder?
Spritpreise, der eigene Kraftstoffverbrauch, Nährwertangaben, das eigene Gewicht, Aktienkurse, Schulnoten und -zeugnisse; der Umgang mit Kennzahlen ist im privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie schaffen Zusammenhänge, machen Sachverhalte bewertbar und sind Grundlage für das Treffen von Entscheidungen. Gerne auch in kombinierter Form: „Wenn ich weiterhin zu viel von dem Lebensmittel X mit dem Nährwert Y esse, erreiche ich mein Zielgewicht von Z niemals!“ Doch wie sieht es im Kontext der Personalentwicklung aus? Ob Trainingsverantwortliche, Personalentwickler, Führungskräfte oder leitende Fachkräfte im Vertrieb: Wie im Privaten als auch im unternehmerischen Kontext eint eigentlich alle Stakeholder, dass sie an eigenen Absichten, meistens der individuellen Zielerreichung arbeiten und hierfür in der Regel auf Kennzahlen als Fixpunkt zugreifen. Doch die zum eigenen Gewerk vorliegenden Kennzahlenarten und -werte sind unterschiedlich zu denen der benachbarten Abteilungen und werden noch zu selten mit anderen Beteiligten geteilt. Interdisziplinäre Kennzahlenkollaboration für den gemeinsamen symbiotischen Gebrauch findet noch zu selten statt.
Kennzahlenarten und -beispiele.
Eine Kennzahl ist eine Maßzahl, die der Quantifizierung dient und der ein Regelwerk zur quantitativen reproduzierbaren – also wiederholbaren – Messung einer Größe zugrunde liegt. Unterschieden wird zumeist zwischen absoluter Kennzahl (z.B. generierter Umsatz 30.500€) und relativer Kennzahl (z.B. 87% Zielerreichung). Umsatz je Team oder PoS, Retourenquote, Umsatz je Warengruppe, Aufkommen am Helpdesk, Vertragsverlängerungsquote und Kundenzufriedenheit sind typische KPIs für Vertrieb und After Sales. Kennzahlenbeispiele aus HR und Personalentwicklung sind z.B. Krankenstand, Anzahl an Arbeitsunfällen, Trainingskosten, Fluktuation, Trainingsaktivitätspunkte, Unterschiede zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung oder Kompetenz-Ist-Profile von Mitarbeitenden.
Systemische Verknüpfung schaffen.
Verfügt ein Learning Management System (LMS) nicht über optionale modulare Erweiterungen wie Kompetenz Management, einem Tool für die Definition und das Tracking von Mitarbeitendenzielen oder einem integrierten Kennzahlen-Cockpit, müssen Schnittstellen zwischen LMS und Drittsystem(en) geschaffen werden. Alternativ können auch Regelexporte auf Seiten des datenspendenden und Regelimporte auf Seiten des LMS realisiert werden. In einem nächsten Schritt muss eine Art Kettenglied geschaffen werden, ein gemeinsamer Nenner, an den auf beiden Seiten andere Kettenglieder andocken können und der passendes zusammenführt. Moderne Softwaresysteme, wie sie auch von YouTube, Amazon, oder Spotify genutzt werden, realisieren dies mit „tags“, zu deutsch Kennzeichungen/Auszeichnungen, oder vereinfacht: mit Schlagworten. Um die Inhalte im Trainingskatalog des LMS sinnvoll mit den verschiedenen Kennzahlen zu verbinden und Zusammenhänge zwischen ihnen zu schaffen, wird eine tag-Verwaltung im LMS erforderlich. tags müssen hierüber angelegt, bearbeitet, kategorisiert und gfs. gelöscht werden können. Viele unternehmensindividuelle tags, also Schlagworte, decken das Spektrum potenziell möglicher Verknüpfungen in der Zukunft ab.
Erweiterung um das Attribut „tags“.
Um Zusammenhänge zwischen Trainings im LMS und Kennzahlen zu schaffen, werden nun sowohl an jedem Training als auch an jeder zur Verfügung stehenden Kennzahl relevante tags (z.B. Beratungskompetenz, Umsatz Produkt A/B/C/n, Abschlussfähigkeit, Zielgruppenanalyse, Fluktuation, Produktwissen, Einwandbehandlung, Verhandlungsgeschick, …) hinterlegt. Dabei erhalten Trainingsmaßnahmen im System in der Regel nicht nur einen, sondern mehrere oder sogar viele tags. Wichtige Regel: Je granularer die tags und je präziser die Zuordnung dieser tags an den Trainingsmaßnahmen oder Kennzahlen, umso genauer können später relevante Trainingsempfehlungen generiert werden. Das Ergebnis: Kennzahlen aus verschiedenen Bereichen und Trainingsmaßnahmen sind über die zentrale tag-Verwaltung des LMS miteinander verbunden. Ab jetzt darf „gewirkt“ werden.
Mögliche Anwendungsszenarien in HR und Vertrieb.
Beispiel aus der Personalentwicklung: Im Rahmen eines Kompetenz-Assessments wird die „Präsentationskompetenz“ des Teammitglieds als zu schwach identifiziert. Für die Bestimmung einer dem entgegenwirkenden Trainingsmaßnahme überprüft das LMS, welche tags an der „Präsentationskompetenz“ hinterlegt sind und sucht im Trainingskatalog nach Maßnahmen mit möglichst hoher tag-Übereinstimmung. Je mehr übereinstimmende tags Trainingsmaßnahme und Detail-Kompetenz haben, desto höher fällt die Empfehlungs-Relevanz der jeweiligen Trainings aus. Ist eine geeignete Trainingsmaßnahme, zum Beispiel das Seminar „Vorträge konzipieren und halten“, identifiziert, wird diese der Führungskraft zur Bewertung und Freigabe vorgeschlagen. Nach Freigabe landet die Trainingsmaßnahme auf dem individuellen Lernpfdad des Teammitglieds.
Aber auch im Vertrieb kann ein entsprechendes Szenario angewandt werden: Die für 20 Shops regionalverantwortliche Vertriebs-Führungskraft stellt fest, dass die Performance beim Abverkauf des Produktes A am Standort Königsallee in Musterhausen schwach ist und das dortige Team die vereinbarten Ziele verfehlt. Der Abverkauf des Produktes B hingegen übertrifft die vereinbarten Ziele deutlich. Somit schlägt die regionalverantwortliche Führungskraft dem Shopleiter vor, den Rollout von Maßnahmen mit Impact auf noch mehr Produktverkauf Produkt B zu bremsen und stattdessen mehr in Trainingsmaßnahmen zu investieren, die Wirkweise auf mehr Abverkauf Produkt A haben.
Auch für Trainingsverantwortliche, die oft kein ausgeprägtes Wissen darüber haben, ob die von Ihnen erstellten oder extern beschafften Maßnahmen wirklich wirken, können von der Trainingsaussteuerung anhand von Kennzahlen profitieren. Denn wirkt eine ausgerollte Maßnahme, macht sich dies in der Regel an verbesserten Kennzahlen bemerkbar. Verändern sich Kennzahlen nach Trainingsrollout hingegen nicht, kann das ein Hinweis darauf sein, die Trainingsqualität der ausgerollten und wirkungsarmen Maßnahme überprüfen zu müssen.
Summa summarum: Kennzahlen können helfen, Entscheidungen in HR flexibler und schneller treffen und fundierter begründen zu können.
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